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為了最好的利用兩三天的展覽時間,場地管理和活動規划相當重要。很多人因為展覽的前期准備工作就略感疲憊了,一旦開場鑼響起,就認為萬事大吉了。這種想法恰恰是誤區。現場活動是促銷產品和樹立企業形象的最佳時機。如何吸引客人駐足,如何最佳發放小禮品,如何找出潛在的客戶,如何安排現場產品介紹的時段等等,都是需要仔細考慮的問題。在一些規模大的展覽中,有實力的廠家都要舉行現場活動,有的甚至把新產品介紹和抽獎活動安排在一起,與同場的競爭對手比高低。主持人調控觀眾情緒的能力也很重要,如果僅僅是一個呆板的技朮人員做產品說明,在這種場合下,恐怕觀眾會跑光的。
最后,參展完結篇所要作的工作包括銷售統計和客戶資料整理,可當天或全部展覽后總結﹔以及淨利的計算,展覽經驗總結等都是必不可少的。
參加國際活動經驗相對少一些的廠商,就更應該提前做好准備。一般應預備六個月到一年的時間做全盤的規划。參展預算,需准備的資料表格和美國主要行業的商展種類可參考如下附錄。
展覽布置
展台和會場的布置以公司的實力和想要達到的影響力而定。一般包括特裝式設計和基本式設計。基本式就是常見的長方形半開放展覽場地,多為3x3,3x6或6x6米。這種場地的布置可采用柜台式布展,展品和材料都放置長條桌上,公司參展人員站立其后,觀眾有如閱兵一樣從一個方向流動向另一個方向時有可能停步觀看。這種布置是經常采用的,費用小,但公司工作人員處于被動地位,僅僅讓顧客停步而做的工作就重一些。基本式場地還可以布置成U型的半開放展示,展品和宣傳材料放在中央小桌或更靠里的位置,引參觀者“深入”展覽場地。這種布置可能也會流失一部分參觀者,但公司人員能有更大的工作余地。特裝式展覽場地一般是全開放式,參觀者可從各個角度接近展品,宣傳海報,屏幕和其它設施,甚至自取禮品。特裝場地的布置費用當然高,但效果更佳。與參觀者沒有距離感,人流也不固定,公司宣傳人員“把住”几各主要路徑,分別向不同方向而來的參觀者介紹產品,最大化了客戶接觸量。并且可以安排實時的促銷和商品介紹活動。
總之,在報名參展的同時,就應向主辦者表明自己想占用的展台面積和位置。美國的展覽會場地或展覽館大多面積大而上下兩三層樓,易于使人疲勞和迷失方向,有的展覽一天看不完,因此,靠近出口的位置總是不能被參觀者“遺漏”的。其它展示布置的細節如燈具,投射式和散光式,不論是那種設計,燈光都起著畫龍點睛的作用。再有,几乎每個美國公司展台都會擺上糖果或其它免費的小禮品,任人自取。其親近感和輕松解乏的功效自然顯現。在美國,無論公司或個人,有效溝通被極為重視,情商的功效更勝于智商的功效。


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